谈谈如何做好新时期水利系统机关档案室工作

市水利局  吴赛斐

随着改革开放形势的深入发展，为适应社会主义建设事业发展的需要，机关档案工作普遍得到普及，水利系统机关档案室也都积累了大量的档案史料，这不仅为档案的馆藏建设创造了良好的物质条件，更重要的是为领导决策和各项工作的开展，提供了可靠的信息和依据。实践证明，离开了档案工作，机关业务工作就不能很好地进行，机关档案已成为机关领导实行科学决策的依据，成为提高机关工作效率和质量的重要条件。我们说整个档案工作是为社会主义建设的，但大量地、经常地、广泛地、直接地为现实的各顶工作服务，则主要是由机关档案室承担的。因此，随着政治体制改革的深化，水利系统机关档案室如何开展利用工作，水利机关档案工作如何根据机关工作新情况、新变化和机关工作紧密结合，并努力为其服务，很值得机关档案工作者的探讨和研究。本文试就在新时期下如何做好水利机关档案工作谈几点看法。

一

在新时期下，水利系统机关档案室要更好地开展档案利用工作，首先必须坚持档案工作要为机关工作和社会主义建设、水利建设管理服务的正确方向，这是档案室开展档案利用工作的指导思想。机关档案工作只有坚持和机关工作紧密结合，并努力为机关工作服务，才有自己的地位和广阔的发展前景。

当前水利机关档案工作之所以有较快的发展，根本原因就是坚持了机关档案工作为机关工作服务的正确方向。水利系统机关档案工作与机关工作相结合，努力为机关工作服务，是档案工作的宗旨所决定的，离开了这个宗旨，机关档案工作就会偏离方向，自身也不会得到发展。应该说是机关工作的需要决定了机关档案工作的存在和发展。马克思主义的辩证法告诉我们，任何事业的存在和发展都必须建立在社会客观需要的基础上。机关档案工作也是这样，一个机关在实现其职能活动中产生了大量档案，并且在工作中都必须要利用这些档案，由此而产生了机关档案工作，为机关工作服务。反过来，如果机关档案工作不为机关工作服务，机关档案工作就失去了存在和发展的必要。同时，水利系统机关档案工作也只有通过为水利机关工作服务才能得到发展，档案室的各项业务建设如收集、整理、保管等目的都是为了更好地为机关工作、为水利工作服务。因此水利系统机关档案室在新时期下只有坚持为机关工作服务这一正确方向，才能更有效地开展档案的利用工作。

二

为了积极开展档案利用工作更好地为机关工作服务，水利系统机关档案室开展档案利用工作要坚持正确服务方向的同时，还要努力实现三个转变，即实现机关档案室由原来的储存型向利用型、由原来主要是被动地接待查阅档案向主动地、多途径、多方式地提供档案、由原来主要是提供档案原件向综合开发档案信息资源、更多地以二次文献、三次文献的形式为机关领导决策和业务研究、学术研究服务的转变。

1、机关档案室要变储存型为利用型，要成为机关领导科学决策和各项业务研究及学术研究的重要咨询服务部门。

机关档案室储存有机关在实现其职能活动时产生的大量档案，这些档案信息在机关工作活动中至少有三方面的功能：一是为领导决策提供参考；二是为业务研究和学术研究提供资料；三是为机关解决具体问题提供依据。但是从每年水利系统机关档案室利用统计数据分析来看，水利系统机关档案在大多数上只是为解决具体问题提供依据，基本上没有发挥其为领导科学决策和业务研究及学术研究服务的功能。随着机关改革的深化，机关领导的决策是否科学越来越成为提高机关工作效率和工作质量的重要手段，过去只是凭机关领导个人的才智和经验进行决策已不符合时代的要求。决策必须科学化。那么根据什么来衡量决策是科学或非科学化呢？其中高质量的资料基础是衡量决策科学的主要依据。决策是否科学和决策所需要的资料的质量和完整性成正比，资料的质量越高、收集得越充分，决策的基础就越坚实，而这里的“资料”主要指的是水利系统机关档案。水利系统机关档案内容丰富、涉及广泛，集中了经济社会、建设管理、科学技术各方面的信息，能帮助我们用历史的眼光去观察分析各种社会现象和经济现象，以及各部门各单位的具体业务，能帮助各级领导走出经验和印象的框框，在更广泛的范围内做作科学决策。机关要开展各项业务研究和科学研究，档案能给研究工作提供更加准确、更加丰富的资料信息，能缩短研究周期，提高研究质量。因此说，水利系统机关档案是为领导决策服务，为机关各项工作服务的重要工具，机关档案室是一个重要的咨询服务部门。过去机关档案部门之所以没有引起机关领导和各部门的重视，机关档案的利用率低的根本原因之一，是档案部门提供的多是零散的原始材料，提供原件服务是机关档案室长期以来利用工作的主要形式。因此，机关档案室要深化档案利用工作，要适应机关改革的需要，关键就是要对档案材料进行再加工，机关档案室要变储存型为利用型，才能主动为机关领导决策和各项工作服务。

2、水利系统机关档案室要变被动利用为主动服务，大力开展编研工作，多途径、多形式地开展服务工作。

了解信息，主动服务。了解机关活动的信息和反馈信息是水利系统机关档案室档案利用工作变被动为主动的重要一环。水利系统机关档案室平时要主动了解机关内的重要工作动态。档案室了解信息渠道一般有：本机关现行文件；业务人员主动递送的业务动向；机关召开的各种会议。要及时通过这些信息分析和掌握当前机关的中心工作，围绕中心工作，预测可能在利用档案材料方面将要提出的要求，并作好准备主动提供比较完整的档案材料。

搞好编研工作，为利用者提供系统的档案材料。档案室只有积极主动开展编研工作，才会成为机关领导和机关各项工作的“参谋部”和“智囊团”。档案室光凭坐等调研，提供单份档案原件，现在已很难满足机关领导决策和各项业务研究的需要，因为科学决策和业务及学术研究需要的是大量的系统的档案材料，而决策者和研究者不可能耗费大量时间和精力去自己翻阅和摘抄大批档案材料，这就需要机关档案室及时根据领导决策和机关工作需要，熟悉与研究档案内容，编写各种参考资料，机关档案文集和编纂档案材料。

掌握机关工作规律，有针对性提供档案服务。水利系统机关档案室要有效地开展利用工作，必须掌握机关工作的规律，有针对性提供档案，为水利系统机关工作服务。机关工作同其他任何事物一样，有它自身的规律性。如机关领导的决策过程一般可分为二个阶段：第一阶段是制定决策阶段，第二阶段是实施决策阶段。其中制定决策往往有三个步骤：发现问题，确定目标；分析矛盾，制定方案；综合评价，方案选优。机关档案室可以遵循这些工作规律，有针对性提供档案服务。例如，在领导决策前，有针对性提供决策所需要的各种材料，这些材料既包括原始数据等，但更多地以提供经过加工的二次、三次文献为主。决策实施后，及时收信反馈信息，为决策及时调整服务。

三

水利系统机关档案室要把有效地开展档案利用工作与机关工作紧密结合，真正成为领导和业务工作的咨询服务部门，还必须注意解决以下几个问题。

1、建立综合档案室，实行机关档案的综合管理。机关档案室要真正成为水利工作的咨询服务部门，室藏结构单一，是无法满足新时期下机关工作需要的。现在，机关档案门类繁多，有统计档案，有信访档案，有人事保卫档案，有会计审计档案，有科技档案等等。这些档案中有文件、图表、账册、证据、照片、音像磁带等。只有采取各类档案综合管理的形式，建立机关集中统一的机关档案信息管理系统，才能充分发挥档案信息的整体优势，便于档案资源的综合开发利用。目前，机关档案综合管理一般有两种形式：一种是机关的全部档案集中统一管理；一种是各类档案目录集中统一管理，档案分室保存。凡是建立综合档案室的机关，档案利用工作都能较好地和机关工作紧密结合，机关档案室内的地位也越来越高，机关档案工作也越来越受到领导的重视。

2、建立科学的检索工具体系，提高档案检索效率。机关档案室实行各类档案综合管理后，要有效地开展利用工作，必须改变档案室检索工具单一局面，编制多种检索工具。通过编制多种检索工具，一方面可以多方面揭示室藏档案内容，帮助档案人员迅速检索档案，提高检索效率；另一方面还可以帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案利用工作。机关档案室，在过去长期只有“案卷目录”一种检索工具。由于检索工具落后，随着利用档案人数增加，档案利用工作长期处于被动局面，因此必须不断地补充编制检索工具，并使其向一定的深度和广度发展，才能适应当前发展的需要。目前，一些单位档案室普遍编制了全宗文件卡，专题卡片和人物卡片等卡片式检索工具和全宗指南，卷内文件目录汇集等书本式检索工具。

3、变机关档案干部的单一型为结构型。机关档案室内开展档案利用工作质量的高低，不仅决定于档案干部的素质高低，而且决定于档案干部的知识结构和专业结构是否合理。过去，由于“左”的思想影响，对机关档案干部要求单一，主要考虑政治上是否可靠，不注意文化和专业素质，因此造成一些机关档案干部素质较差。机关档案室要成为机关领导和各项工作的咨询服务部门，为机关各项工作提供智能服务，还必须重视加强机关档案干部的队伍建设，否则档案利用工作乃至整个机关档案工作很难深化。大多数机关已开始重视为机关档案室配备数量充足、知识结构和专业结构合理的档案干部，机关档案干部正由单一型变为结构型。现在机关档案干部不仅做到专业化，还有高、中、初不同层次；不仅有懂档案管理的专业人员，还有懂本系统业务的专业人员。

随着我国市场经济改革的不断深化，随着社会主义现代化建设不断发展，水利系统机关档案工作越来越成为提高水利部门工作效率和工作质量的手段。水利系统机关档案工作只有同当前工作紧密结合，适应改革的需要，重视档案室如何开展档案利用工作的研究，坚持正确的服务方向，坚持为领导决策和各项工作主动地、多形式提供服务，并不断加强自身建设，提高档案科学管理水平，档案工作必将越来越会受到人们的重视，档案室的地位将会越来越提高。